Fire vigtige elementer i et godt pressekit

Som PR-folk ønsker vi at gøre det så let som muligt for journalister at bruge vores historieforslag. Et godt pressekit spiller en vigtig rolle, fordi journalisten bl.a. slipper for at bruge dyrebar tid på enkle, men vigtige ting som fotos og fakta.

Et velassorteret pressekit sparer masser af tid for både dig og journalisterne. Hvis du samler relevante oplysninger, fotos og fakta et centralt sted, har journalisterne straks alle de baggrundsoplysninger, de har brug for at kunne gøre deres historie færdig. Uden at behøve at ringe eller skrive frem og tilbage med dig.

I denne artikel ser vi på, hvad et pressekit er, hvad det skal indeholde, og hvordan og hvor du skal gøre det tilgængeligt.

HVAD ER ET PRESSEKIT?

Et pressekit er et samlet sted for alle de oplysninger om din organisation, som en journalist har brug for. Det bør, optimalt set, indeholde alle de oplysninger, der er nødvendige for at kunne publicere en korrekt historie om din organisation, uden at nogen behøver at tale med dig.

Mange inden for PR sværger stadig til, at personlig kontakt altid er bedre, og selvfølgelig er det da værdifuldt at have dialog med journalister. Men hverdagen er også travl, så når historien skal rundes af, og der mangler en titel på en interviewperson, et billede eller præcise datoer for diverse produkt-releases, ja så er det altså ofte nemmest for journalisten bare at kunne slå det op. Vel at mærke et sted, hvor hun er sikker på, at oplysningerne er korrekte. Her er et godt pressekit den oplagte løsning.

HVAD ER DER I ET PRESSEKIT?

Det varierer naturligvis fra organisation til organisation. Et pressekit rummer alle de oplysninger, du vurderer, at en journalist kan få brug for i arbejdet med en historie om din organisation. I et format, så det er overskueligt og nemt at finde, naturligvis.

Sørg for, at dit pressekit indeholder følgende 4 elementer:

1. Om firmaet

Beskriv din organisation i et par sætninger. Det er vigtigt at holde det kort. Hvorfor blev I grundlagt? Hvad bidrager I med til samfundet? Måske udtrykt i mål, strategi, vision og mission. Alt sammen hjælper journalisten med at få den rigtige opfattelse af, hvilken slags organisation, I er. Det skaber et godt grundlag, som resten af dit pressekit bygger på.

Medtag også relevante fakta og tal. Hvor længe har I eksisteret? Hvor har I aktiviteter? Hvor meget omsætter I for? En velvalgt stribe af relevante data giver et hurtigt indblik i, hvor din organisation står og hjælper dermed med at fortolke resten af indholdet i dit pressekit. Hvis din organisation udgiver årsrapport, skal den naturligvis med.

Det er også her, du kan præsentere nøglemedarbejdere og eventuelt bestyrelsen. Med biografier, hvis du tror det er relevant. Eksempler på tidligere medieoptrædener og en række citater, der kan bruges med det samme, kan også være nyttige.

Hvis du arbejder for en større organisation, og du har eksperter ansat inden for bestemte emner, kan du præsentere dem kort og eventuelt tilbyde deres kontaktoplysninger direkte. På den måde ved journalisterne straks, hvem de skal henvende sig til, hvis de ønsker at gå i dybden.

2. Billeder og grafik

Gode billeder er en vigtig del af en vellykket presseindsats. Der er ikke ledsagende billeder til alle artikler i en trykt avis, men i dag, hvor det meste foregår online, er det sjældent, at en artikel publiceres uden billede. Til hver onlineartikel er der plads til et eller flere billeder og ind i mellem også film. Disse ting kan være afgørende for, om din historie overhovedet bliver bragt, så brug tid – og måske penge – på det.

Hvilken slags billeder medtager du i dit pressekit? Gerne billeder af produkter og tjenester, men bestemt også af medarbejdere og de fysiske faciliteter. Tilbyd gerne et bredt og varieret udvalg.  Det er irriterende for journalisten at skulle bruge et kedeligt portræt af direktøren, som ovenikøbet også blev brugt af et konkurrerende medie for en måned siden.

Husk også at have logo og andet branding-materiale klar til nem download. Gerne i forskellige formater.

Kravene til opløsning ikke er store på web, men til gengæld er billeder ubrugelige til print, hvis de er for små. Så billeder i høj opløsning er et must. Det gør det også nemmere for mediet selv at tilpasse dem til deres egne kvalitetskrav.

Husk også at oplyse om rettigheder så journalisterne ikke er i tvivl. De kan nemlig komme i vanskeligheder, hvis de bruger billeder uden at oplyse enten, hvem der har taget billedet, eller hvem der har retten til at bruge det. ”PR-foto” er fint, men et fotografnavn er endnu bedre.

Medtag også navnet på din organisation og en beskrivelse af billedet i filnavnet.

Sørg desuden for, at du har nok billeder i bredformat. Det er det mest almindeligt anvendte format til webmedier.

3. Tidligere omtale

God medieomtale styrker jeres troværdighed, også blandt journalister. Så vis, hvad der tidligere er blevet skrevet om organisationen og læg gerne tidligere pressemeddelelser frem. Dette giver journalisterne et hurtigt indblik i jeres pressetilgang, nyhedsværdi og de emner, som jeres organisation profilerer sig på.

Hold dig heller ikke tilbage med at fremvise, hvad der måtte være af priser. Gazeller, marketingpriser, e-handels-priser eller hvad I nu har at være særligt stolte af.

Hvis I har analyser eller andre publikationer, kan I også lægge dem her. Måske til download, måske som links – det må afhænge af, hvad der passer bedst til strukturen på jeres site.

4. Kontaktoplysninger, designmanual & FAQ

Det tager tid at indsamle, forfine og prioritere alt det lækre indhold i et pressekit. Når det er gjort, er det vigtigt ikke at glemme andre, og måske mere basale ting.

• Sørg først og fremmest for, at alle vigtige kontaktoplysninger står klart og tydeligt og er lette at finde. Generelle e-mailadresser, telefonnumre, åbningstider og adresser.

• Angiv (i passende omfang for din organisation) navn, foto, direkte kontaktoplysninger og evt. tider for tilgængelighed på alle medarbejdere og relevante eksperter (husk at afstemme med, hvad du har valgt at vise under pkt. 1).

• En designmanual kan i visse tilfælde også være relevant. Den hjælper journalister med stavning, forkortelser og den korrekte måde at sige tingene på.

• En FAQ kan være en nem måde at finde konkret info på. Som PR-medarbejder ved du allerede, hvilke spørgsmål fra pressen, der ofte går igen. Ved at besvare de mest almindelige up front, sparer du både dig selv og journalisten tid.

HVOR PLACERES ET PRESSEKIT?

Der er naturligvis ikke tale om en samling af trykte dokumenter på coated 200-gramspapir til langsommelig og dyr fysisk distribution. Flotte dokumenter og for den sags skyld merchandise, vareprøver osv. gemmer vi til en anden gang.

Alt indholdet i dit pressekit er selvfølgelig digitalt. Ofte findes det i et såkaldt presserum på hjemmesiden, men det vigtigste er, at det er til at finde for journalisten og brugervenligt at navigere og søge i. Hvert webdesign har sine egne muligheder og begrænsninger.

Vi ser ind i mellem, at nogen laver deres digitale pressekit som en samlet fil, der kan downloades, f.eks. som PDF/zip. Det kan have visse fordele at kunne sende ting ud som en samlet fil, men hvis I ikke har særlige behov har et online-miljø flere fortrin. Det er f.eks. både lettere at redigere i og at holde opdateret, og billeder og filer kan downloades direkte i det ønskede format.

Image by Annie Spratt via Unsplash

Modtag Smart.pr’s nyhedsbrev

Er du PR- og kommunikationsnørd? Abonner på vores nyhedsbrev her!

—