Lav en presseliste
Image by Austin Distel via Unsplash
Sådan udarbejder du en god presseliste
En presse- eller medieliste er en liste over journalister, bloggere, influencere og interessenter, som bruges i forbindelse med udsendelse af pressemeddelelser. At opbygge en god presseliste kræver først og fremmest grundig research.
Hvem skal stå på din presseliste?
Udarbejdelse af en presseliste starter med grundig research: Hvilke journalister, bloggere eller influencere arbejder med dit emne? Og nok så vigtigt: Hvordan behandler de det? Vores vigtigste råd er at bruge god tid på denne research. I sidste ende kan kvaliteten af din indledende research blive en afgørende faktor for, om din PR-kampagne bliver en succes. Læs et par artikler fra hver journalist på din liste. Se de programmer, de laver. Følg dem på sociale medier eller lyt til et par episoder af deres podcast.
Når du er sikker på, at de arbejder med emner, der er relevante for dig, så sæt dem på listen. Excel fungerer fint for mange, men der kan også være fordele ved et godt, webbaseret PR-værktøj. Det vender vi tilbage til.
Hvordan finder man adresser?
Et gammelkendt trick er at starte spørge i sit netværk, om nogen ligger inde med gode presselister. Det kan virke nemt, men desværre er den nemme løsning ikke optimal. For det første vil du ofte få forældede data. Og dermed fejlbehæftede informationer om, hvad journalisterne arbejder med og hvem de arbejder for. Udløbsdatoen på den slags er ofte kort. Det er irriterende for journalisterne og skidt for både dit omdømme og din e-mailadresses spamscore at sende irrelevante mails, så vær forsigtig med det!
Mange journalister lægger kontaktoplysninger online, hvis de ønsker at blive kontaktet direkte med forslag til historier. Hvis deres informationer ikke er frit tilgængelige, er der som regel en grund til det; ikke alle journalister sidder og venter på at modtage pressemeddelelser. Dette er endnu en begrundelse for, at et godt første skridt er selv at søge efter kontaktoplysningerne til din presseliste. Ligger oplysningerne online – og det gør de ofte – er de sjældent svære at finde. Efterhånden som ens netværk udvider sig gennem individuelle dialoger, vil der ske det samme med presselisten – hvis altså du husker at opdatere den løbende.
Fra Smart.pr’s side anbefaler vi (for de fleste, men dog ikke nødvendigvis for alle) at købe adgang til en journalistdatabase. Som nævnt ovenfor forældes journalisternes professionelle data hurtigt, så der er fordele i at have et datasæt, der er kærligt og omhyggeligt vedligeholdt af eksperter. Ikke mindst, hvis du arbejder med PR løbende og ved, at det er en langsigtet investering.
Undgå at spamme
Indimellem tænker folk, der sender pressemeddelelser ud for første gang, at jo længere listen af modtagere er, desto større er chancen for succes. Det er noget helt åbenlyst vrøvl. Fremgangsmåden er distraherende for journalisterne og dermed også skadelig for dit eget omdømme.
Succesen med din pressemeddelelse afhænger tværtimod af, hvor godt du målretter den, og det afhænger i høj grad af, hvor godt du laver din research. En anden vigtig succesfaktor er, om modtageren allerede kender dig. PR-branchens mantra om at have stærkt netværk er muligvis både irriterende at høre på og svært at leve op til, når man er ny i faget, men netop dette er også en af grundene til, at vi hos Smart.pr gerne gentager, at PR skal ses som en langsigtet investering. Så skal det nemlig nok komme.
Det kan godt være, at du ikke får succes fra dag et, men hvis du gør dig umage og kun sender relevante beskeder til folk, du vurderer, vil få gavn af dem, øger du stille og roligt chancen for at blive taget alvorligt. Og, naturligvis, for at få noget god PR.
Brug Excel eller et PR-værktøj med CRM/adressebog
Et fint sted at starte er at opbygge en presseliste i Excel. Og, ikke mindst, at holde listen opdateret og eventuelt at forsyne den med noter om, hvem du har kontaktet med hvad.
Efterhånden vil du dog formentlig opdage, at det kan være ganske tidskrævende og med tiden også uoverskueligt at arbejde i Excel. Et godt PR-værktøj som Smart.pr letter denne byrde betydeligt.
De vigtigste fordele ved at bruge det CRM-system, som rummes i gode PR-værktøjer, er:
Hvis I er flere, der arbejder med PR, har I et centralt sted at samarbejde – I opbygger et netværk sammen. Det sker ofte, at der cirkulerer forskellige versioner af den samme Excel-fil. Med et godt webbaseret værktøj undgår du dette.
Detaljer og resultater af udsendelser spores automatisk: Du kan se alt, hvad du har sendt til hver enkelt person, hvad de har åbnet, og hvilke links og vedhæftede filer, de har klikket på.
En adressebog, der udelukkende er dedikeret til PR-opgaven, som den i Smart.pr, viser automatisk journalisternes artikler i din adressebog. Gem et navn i Smart.pr, og alle artikler, der kan findes online fra denne person, vil automatisk blive vist.
Du kan nemt tage noter og dele dem med kolleger. Lad dem f.eks. vide, om en journalist foretrækker at blive ringet op eller kontakt via mail eller sms, og helst inden kl. 12.00, da hun derefter vil bruge tiden på at skrive.