Sådan skaber du intern opbakning til PR (og får budget til det)
Med stærk PR kan du opnå meget, det er helt sikkert. Alligevel går mange organisationer stadig glip af oplagte muligheder. PR er nemlig typisk en af de dele af en organisation, der betragtes som vigtig, men den klare prioritering af det mangler. Ofte kan der under et møde blive udtrykt ønske om "endelig at komme videre med det", men de gode intentioner begraves derefter i det daglige arbejde.
Hvis organisationer kun formår at lave en god PR-plan, er de ikke i mål endnu. Hos Smart.pr kender vi masser af eksempler på virksomheder, der starter deres PR i godt humør, men hvor planerne ikke kommer i gang efter en energisk start. Vi ser ofte to årsager til fejlslagne PR-planer:
ÅRSAG 1: DER STILLES FOR LIDT BUDGET TIL RÅDIGHEd.
PR kaldes nogle gange også gratis reklame, men det er vildledende. Med PR betaler du ikke for en annonce som med reklamer, men det koster penge at lave PR. Gode historier skal hentes ud af organisationen, et netværk skal vedligeholdes, og værktøjer skal købes. Kort sagt; Der er behov for et dedikeret PR-budget.
ÅRSAG 2: DER ER INGEN STØTTE I ORGANISATIONEN.
PR kræver meget mere end en, der kan skrive pænt og gør det 'ved siden af' sine andre opgaver. For PR kræver også en intern politisk håndtering og strategisk prioritering, der reelt set kun fungerer, hvis den understøttes af alle lag i organisationen; fra top- og mellemledere til direktioner.
Heldigvis er det muligt at overkomme disse forhindringer. For at hjælpe dig i gang deler vi 7 tips baseret på vores mange års erfaring med at betjene virksomheder, der har en professionel tilgang til deres PR.
TIP 1: GØR NOGEN ANSVARLIG FOR PR.
Sørg for, at der er en fast person, der er ansvarlig for PR. Hvor mange årsværk du skal bruge, afhænger af størrelsen på din organisation og organisationstypen. En lokal legeplads har sandsynligvis mindre behov end en opstart med en ny investeringsrunde på vej. I større organisationer kan det hurtigt betale sig at sætte nogen på PR på fuld tid.
"PR-politik vil kun virkelig fungere, hvis den understøttes af alle lag i organisationen."
TIP 2: GØR PR TIL ET MØDESTED FOR TOPLEDELSEN.
Vi ser meget mere succes i organisationer, hvor PR-politikken understøttes af topledelsen. Er du ikke selv til stede ved disse møder, f.eks. fordi du ikke er en del af ledelsen? Sørg derefter for, at PR regelmæssigt diskuteres med topledelsen gennem dine ledere.
TIP 3: LAV EN PR-PLAN OG PITCH DEN SÅ MANGE STEDER SOM MULIGT
De fleste organisationer er fyldt med PR-muligheder, men uden en konkret plan forbliver det tavst. Kravl op på bordet under frokosten, grib mikrofonen ved personaledagen eller klem foden ind ad døren til bestyrelsesmødet og tal om vigtigheden af en PR-strategi. Det hjælper enormt at indsamle nogle højt profilerede eksempler fra lignende organisationer.
TIP 4: SAML TAL OM VIGTIGHEDEN AF PR GENNEM INTERVIEWS.
Hvis du vil overtale ledelsen til at investere mere i PR, bliver du nødt til at underbygge det. Lav noget research i din organisation og saml overbevisende tal. Nogle eksempler:
Hvis HR-afdelingen siger, at de kan finde bedre folk, hvis potentielle kandidater er bekendt med de bæredygtige aspekter af dit produkt, er det allerede en overbevisende historie.
Hvis supportafdelingen bruger 30% af deres tid på at forklare en almindelig misforståelse om produktet, demonstreres vigtigheden af at investere i PR også hurtigt.
Hvis du også kan bruge tal til at bevise, at du sælger mere, når salgsafdelingen bemærker, at folk har hørt om din organisation, så kan ledelsen slet ikke længere slukke for pengehanen.
"Der skal være et trin i enhver intern proces med spørgsmålet: Er dette
relevant for omverdenen? Hvis ja: få PR om bord!
TIP 5: SAML GODE HISTORIER FRA ARBEJDSPLADSEN.
De fleste af historierne findes allerede i jeres dagligdag. Det undervurderes ofte, hvor meget folk nyder at få et kig bag kulisserne på en organisation. Tag en kop kaffe med Isabel fra økonomiafdelingen eller med Mikkel fra produktudvikling og spørg ind til sjove ting, de har oplevet i deres arbejde. Nogle historier kan deles direkte på bloggen i form af et interview, andre giver inspiration til pressemeddelelser, der passer til markedsmuligheder, og andre historier kan inspirere topledelsen til at tilpasse deres kommunikation til omverdenen.
TIP 6: SØRG FOR, AT PR ER VÆVET IND I DIN ORGANISATION.
I alle interne processer skal der være et trin med spørgsmålet: er dette relevant for omverdenen? Hvis ja: brug PR! Hvis resultaterne i det sidste kvartal er gode, skal salgsafdelingen straks sende en besked til den PR-ansvarlige. Det samme gælder, når der er rekrutteret nye folk, når der igangsættes en større kursændring, når en ny produktlinje lanceres, men også ved negative ting som en hændelse på arbejdspladsen eller optøjer på sociale medier. Gør det til en vane: I alle disse tilfælde bør PR-afdelingen involveres på et tidligt tidspunkt.
TIP 7: OPRET FØLERE TIL TENDENSER PÅ MARKEDET.
For at tilpasse din kommunikationspolitik til, hvad der sker i verden, skal du selvfølgelig holde dig informeret. Udnyt ekspertisen hos fagfolk i din organisation. De ved, hvad vigtige tendenser er, fordi de følger dem af interesse, og fordi de skal håndtere dem i deres daglige arbejde. Sørg for, at du er i kontakt med dine kolleger, følg dem på deres sociale medier og ræk regelmæssigt ud til dem, så de ved, hvor de kan finde dig.